Digitaal collectiebeheer en collectiemanagement

Collectievorming

De collectie is de basis van het museum. Maar wat verzamel je nu wel, en wat niet? Hoe weet je wat je eigenlijk allemaal in de collectie hebt? Past alle collectie nog in de huidige visie van je collectie? En hoe kan ik mijn collectie ook digitaal aan het publiek tonen?

Lees verder over collectievorming

Voor de vraag hoe weet ik eigenlijk welke collectie past in mijn visie hebben we het project Fan de Souder lopen. Hier vind je onder andere meer informatie over collectiewaarderen en de afstotingsprocedure LAMO. De nadruk ligt op hoe je het zelf praktisch kan aanpakken.

Collectieregistratie

Een belangrijk onderdeel van het museale werk is de collectieregistratie. Zo hou je overzicht over je collectie, weet je wat je hebt, waar het staat en hoe het eraan bent gekomen. De basis over hoe je museaal collectie registreert is te vinden in Spectrum.

Daarnaast zijn er binnen de Nederlandstalige musea afspraken gemaakt over welke velden we voor onze informatie gebruiken en hoe we die velden invullen. Deze afspraken zijn terug te vinden in het Invulboek objecten.

Er zijn verschillende programma’s, collectie management systemen (CMS), die je helpen om de registratie volgens de regels te kunnen doen. In de huidige tijd is ook een website functie om je collectie rechtstreeks online te kunnen tonen een belangrijk onderdeel van het systeem. Mocht je overwegen een nieuw pakket aan te schaffen, is het belangrijk je in te lezen over de mogelijkheden, aandachtspunten en mogelijke leveranciers. Uiteraard kunnen wij daar bij helpen.

Voor alle vragen over collectie management systemen: neem contact op met Nynke Kuipers.

Op internet zijn er verder nog veel meer bronnen beschikbaar; zie het document handige websites bij digitalisering. Zo staan er een aantal thematische thesauri in die je goed kunt gebruiken.

Als aanvulling op de cursussen Collectieregistratie in Adlib zijn ook een aantal handleidingen beschikbaar. Je vind ze hier

Ontsluiten voor het publiek

De vindbaarheid van je collectie is belangrijk als je het online aan het publiek wilt tonen. Eigenlijk volstaat je basisregistratie prima voor ontsluiting naar publiek. Maar natuurlijk kan je ook werken met publieksvriendelijke teksten, bijvoorbeeld in de beschrijving.

Waar je vooral bij publicatie online op moet letten zijn de rechten: mag jij het wel online publiceren? Je hebt te maken met o.a. auteursrecht en portretrecht. Stelregel is dat je alleen iets online mag publiceren met toestemming van de rechthebbende. Auteursrechten vervallen echter 70 jaar na overlijden van de maker, in dat geval mag je het zonder toestemming online plaatsen.

Voor meer informatie:

Korte introductie op auteursrechten

Handboek open data publieke instellingen

Snelcursus auteursrecht en online publicatie

Als je een collectie item online mag plaatsen kun je dat onder bepaalde voorwaarden doen. Iedereen kent de term “copyright” wel. Maar er zijn meer opties die onder andere bepalen of het voor commercieel gebruik mag zijn, of juist niet. Deze licenties zijn de Creative Commons en zijn vrij in gebruik. Kijk vooral op de website van Creative Commons om erachter te komen welke licentie bij jou past.

Museum.frl

Op museum.frl hebben we de collectiepagina. Hierop kunnen musea in Friesland hun collectie aan het publiek tonen. Het publiek kan vervolgens zelf collecties samenstellen en delen.

Wil je zelf aansluiten? Bekijk de handleiding of neem contact op met Nynke Kuipers.

Back-up voorziening bij Fers

In samenwerking met FERS hebben we voor musea een back-up voorziening gerealiseerd. Musea kunnen hier hun gedigitaliseerde objecten als back-up opslaan. Dit komt voort uit de situatie dat veel data is opgeslagen op externe harde schijven, usb-sticks en cd-roms, niet heel duurzaam. Met de back-up voorziening hebben we een eerste stap kunnen zetten in het duurzaam opslaan van digitaal erfgoed.

Heb je vragen hierover, neem contact op met Nynke Kuipers.

Cursussen

In de huidige omstandigheden rondom het Corona virus kunnen er momenteel geen fysieke cursussen georganiseerd worden. Zodra het op een veilige manier kan, willen we hier natuurlijk weer mee starten.

Heeft u suggesties voor nieuwe cursussen of verzoeken voor herhaling van bestaande cursussen, laat het dan weten aan Nynke Kuipers of ons secretariaat. 

Vragen?

Heeft u vragen over dit onderwerp? U kunt voor vragen en advies contact opnemen met Nynke Kuipers.